2021 werden wir eine Serie zu dem Thema “Personalentwicklung” veröffentlichen. Diese soll Ihnen eine Idee vermitteln, welche Methoden in der Personalentwicklung aus unserer Sicht möglich sind und wie Sie sie jeweils anwenden können.

In diesem Beitrag werden aus unserer Sicht wesentliche Punkte zum Thema „Einarbeitung“ diskutiert.

Die Einarbeitung von neuen Mitarbeiter*innen ist mehr als das Vorhalten eines Konzeptes und einer Checkliste. Häufig scheitert es an zeitlichen oder personellen Ressourcen. Wie häufig werden die Einarbeitungsnachweise erst im Nachgang für Überprüfungsorgane (MDK, Wohn- und Pflegeaufsicht bzw. Heimaufsicht) geschrieben. Die diesbezüglichen Gründe dafür in diesem Beitrag noch einmal aufzuzeigen, erscheint uns nicht sinnvoll. Wir möchten vielmehr auf Punkte eingehen, die einem Pflegeunternehmen dabei helfen können, trotz zeitlicher und personeller Ressourcen eine sinnvolle Einarbeitung zu gewährleisten.

Seien Sie konsequent in Ihrer Auswahl!

Wie häufig hören wir, dass Unternehmen „jeden Mitarbeiter“ einstellen, nur um die „Personallücken“ zu füllen. Auch, wenn von Anfang an davon ausgegangen wird, dass es mit dem neuen Mitarbeiter schwierig werden könnte. Die Gründe hierfür können in einer fehlenden Fachlichkeit oder in der Einschätzung der „falschen“ Persönlichkeit liegen.

Die Versuchung ist groß, jeden möglichen Mitarbeiter einzustellen. Sagen Sie jedoch lieber einmal mehr „Nein“, als gut funktionierende Teams mit den „falschen Kolleg*innen“ zu belasten. Es zeigt sich, dass es von entscheidendem Vorteil ist, wenn Kolleg*innen aus dem Team an diesem Entscheidungsprozess beteiligt werden. Es gibt auch Pflegeunternehmen, die Bewohner-/Patientenvertreter in die Auswahl mit einbeziehen. Denn am Ende muss die Beziehung zu den Pflegekunden stimmen.

Die Einarbeitung ist der erste Schritt zu Mitarbeiterbindung

Die Einarbeitung der Mitarbeiter*innen darf nicht nur auf dem Papier stattfinden. Dieses passiert besonders dann, wenn die neuen Mitarbeiter*innen schnell eine „Lücke“ füllen sollen. Doch das sogenannte „Onboarding“ (Die neuen Mitarbeiter*innen an Bord holen) bedeutet vor allem die Einbindung in die eigene Unternehmenskultur. Verstehen Sie die Einarbeitung als eine Einbindung eines neuen Mitglieds in Ihre „Unternehmensfamilie“. Diese umfasst vielmehr als die eigentlichen Arbeitsaufgaben:

• Wie gehen wir generell miteinander um? Dieses umfasst nicht nur den Umgang mit Arbeitsaufgaben. Vielmehr spielen umfeldbezogene Aufgaben, wie Hilfsbereitschaft, Sorgfalt, Freundlichkeit, die von allen Mitarbeiter*innen tagtäglich geleistet werden müssen, eine große Rolle.
• Was passiert, wenn wir einen Konflikt miteinander haben? Konflikte sind normal und deshalb ist es für jedes Pflegeunternehmen wichtig, den allgemeinen Umgang mit diesen auch gleich mit den neuen Mitarbeiter*innen zu „trainieren“.

Die Wahrnehmung der neuen Mitarbeiter*innen von Anfang an ermitteln

Es zeigt sich, dass neue Mitarbeiter*innen sehr schnell entscheiden, ob sie den neuen Arbeitgeber für sich als akzeptabel empfinden. Nichts ist schlimmer, als den neuen Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin zu verlieren, die gut in das Unternehmen „passen“ würde. Deshalb sollte eine zeitnahe Kommunikation zwischen den Beteiligten angestrebt werden. Schon in der ersten Arbeitswoche sollten folgende Themen konkret ermittelt werden:

• Die Wahrnehmung im Hinblick auf die Arbeitsumgebung.
• Die Wahrnehmung im Hinblick auf die neuen Kolleg*innen.
• Die Wahrnehmung im Hinblick auf unerwartete Situationen.

Am Ende der ersten Arbeitswoche die Frage danach zu stellen, ob es der neuen Mitarbeiterin / dem neuen Mitarbeiter gefällt, ist zu wenig! Erstellen Sie eine Beurteilungsmatrix, mit Hilfe derer Sie die wichtigen Themen herausfiltern können, um mögliche Veränderungsschritte für die kommenden Woche zu konkretisieren.

Die Ziele der Einarbeitung kritisch betrachten

Jedes Einarbeitungsschemata (Checkliste) orientiert sich mehr oder weniger an klar definierten Zielen. Nur müssen diese Ziele entsprechend der SMART-Formel auch umsetzbar sein. Wenn in dem Einarbeitungskonzept steht „Der Mitarbeiter soll sich in das Team integrieren“, dann ist es völlig unklar, was damit wirklich gemeint ist. Vielmehr sollte das Ziel folgendermaßen beschrieben sein:

„Die neuen Mitarbeiter*innen nehmen zur besseren Integration in das Pflegeteam ab sofort an den folgenden Besprechungen (ABC, BCD, DEF usw.) teil und schildern ihren eigenen Eindruck in Bezug auf die Fortschritte der Einarbeitung. Dafür nutzen Sie die folgenden Kriterien: Kenntnisstand über Arbeitsinhalte und -abläufe, Eingehen des Pflegeteams auf die eigenen Fragen, Sicherheit in der fachlichen Umsetzung und gefühlte Integration in das Pflegeteam usw. Die einarbeitenden Mitarbeiter*innen erhalten ebenfalls die Gelegenheit, den neuen Mitarbeiter*innen ein strukturiertes Feedback zum Thema „Integration“ zu geben.

Die Checklisten stellen nur einen kleiner Teil Ihrer Einarbeitung dar

Wie wir aufgezeigt haben, besteht die Einarbeitung aus vielen Facetten. Solange Sie die menschliche Komponente der Einarbeitung im Blick behalten, kann in der Aufgabencheckliste auch einmal eine „Lücke“ auftreten. Denn in einem funktionierenden sozialen System, wie einem Pflegeteam, gibt es eine wichtige Komponente: Das Verzeihen.

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Die weiteren Beiträge im Jahr 2021

• Personalentwicklung fängt von oben an (Januar 2021).
• Die Einarbeitung konsequent durchführen (Februar 2021).
• Die Aufstiegsförderung zeitnah planen.
• Das Training-on-the-job effektiv abbilden.
• Die Personalentwicklungsgespräche zielgerichtet führen.
• Die internen Schulungen strukturiert abbilden.
• Die Methoden des Coachings, der Supervision und Mediation in der Personalentwicklung.
• Die persönliche Entwicklung und die Teamentwicklung systematisch durchführen.
• Mitarbeiterzufriedenheitsbefragungen im Sinne der Personalentwicklung planen und umsetzen.

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Frank von Pablocki
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Quelle für das Foto: Frank von Pablocki